প্রস্তুতি সভাই উপস্থিত হওয়ার জন্য কি লিখে চিঠি প্রেরণ করা যেতে পারে?

একটি ক্লাবের উদ্যোগে ইসলামি মহাসম্মেলন/সীরাতুন্নবী (সা:) মাহফিলের আয়োজন করতে চাচ্ছি।এই ব্যাপারে এলাকার মুরব্বী,গণ্যমান্য ব্যক্তি,সমাজসেবকগণ,মেম্বার,চেয়ারম্যান ও সকল শ্রেণীর মানুষদের সাথে পরামর্শ করে সিদ্ধান্ত নেওয়া খুবই দরকার।সবাইকে নিয়ে একদিন একটি প্রস্তুতি সভার আয়োজন করে সবার মতামত ও পরামর্শ নিতে চাওয়াটি যুক্তিসংগত।এখন এই প্রস্তুতি সভায় সবাইকে উপস্তিত হয়ে পরামর্শ দানের জন্য সবাইকেই দাওয়াতি চিঠি প্রেরণ করতে চাচ্ছি।এই চিঠিটা কেমন হবে?বিষয়বস্তু কি হতে পারে বা চিঠিতে কি লিখলে ভালো হয়?