আপনি যখন কোন একটা ডকুমেন্ট কাগজে প্রিন্ট করে নিবেন তখন সেটাকে বলা হবে হার্ড কপি। অর্থাৎ আপনি এটাকে ধরতে বা ছুতে পারছেন। আর সেই ডকুমেন্ট টা যখন আপনার মোবাইল, পিসি কিংবা পেন ড্রাইভে ডেটা আকারে থাকবে তখন সেটা আপনি ধরতে বা ছুতে পারবেন না। তখন সেটাকে বলা হবে সফট কপি।